Validar que la suma de una celda de Excel no exceda del importe autorizado.

Cómo hacer que la suma de una celda no exceda el importe máximo autorizado. Validación de Datos Personalizada en Excel 2010.

Este tipo de validaciones es muy útil cuando trabajamos con formatos de Comprobación de Gastos, donde un usuario debe capturar los gastos en los que ha incurrido en un tiempo determinado. En muchas ocasiones, según las políticas de la Compañía, no se permite que los gastos (de Representación, Caja chica, viaje) excedan de cierta cantidad.

La siguiente figura muestra un reporte de Comprobación de Gastos, donde el usuario debe llenar los campos necesarios para presentar dicho reporte al área respectiva; regularmente Contabilidad o Cuentas por pagar.

En este caso, la suma de los gastos totalizan 2,450.00.

Vamos a suponer que el importe total máximo que podemos gastar es de 5,000.00. Si no aplicamos una Validación de datos personalizada el usuario podrá capturar cualquier importe.

Para validar que la suma de los gastos no exceda de 5,000 debemos seleccionar el rango E7:E13, enseguida entramos a la Ficha Datos > Validación de Datos. En la primera pestaña Configuración, en Permitir:, seleccionamos la opción Personalizada.

Dentro del campo de Fórmula capturamos =$E$14<5000. Esto significa que la celda E14 sólo puede contener valores menores a 5,000.

Si capturamos otro gasto en la fila 11 y la suma de la celda E14 excede de 5,000 aparecerá un mensaje de error, donde pedirá Reintentar o Cancelar el registro.

En este caso no nos permite capturar 3,000 del nuevo gasto ya que el total suma 5,450.

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