Cargar a Contpaqi 500 facturas desde Excel. Una póliza de ventas.

Exportar pólizas mediante Excel a Contpaqi.

Por qué adquirir esta plantilla?

Esta plantilla fue creada para atender las necesidades de nosotros los Contadores, que gastamos gran cantidad de tiempo en capturar pólizas en el sistema Contpaqi.

Esta plantilla ha sido implementada en varios Despachos Contables y empresas en México, para automatizar la captura de la facturación mensual, ya sea de la propia empresa o de los clientes del Despacho. Logrando ahorros de tiempo considerables. Creando eficiencia, personal y a nivel de la organización.

Si eres dueño de Empresa o Despacho Contable, o eres usuario de Conpaqi, y además deseas lograr eficiencia en este tema de captura, es indispensable que utilices este tipo de plantillas.

Deja de gastar tu valioso tiempo en hacer captura manual!


Beneficios.

• Gran cantidad de ahorro en tiempo de captura.
• Información al momento.
• Automatización de procesos de captura.
• Ahorro en tiempo, ahorro en dinero.

Adquiere esta plantilla en la siguiente liga: 

Cargar a Contpaqi 500 facturas desde Excel. Una póliza de ventas. 

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Este  video fue creado por Jorge Montoya Quiroz.

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Eliminar filas vacías de un rango en Excel para depurar un reporte.

Cómo eliminar filas vacías de un rango en Excel para depurar un reporte.

Cuando obtenemos reportes de ciertos sistemas es común que contengan filas que no necesitamos, por lo regular son filas con celdas vacías.

En la siguiente imagen tenemos un reporte de proveedores con celdas vacías que debemos eliminar.

Para eliminar las filas vacías debemos seleccionar primero el rango, en este caso es el rango C2:C12. En seguida pulsamos F5, se abre el cuadro de diálogo Ir a:

Damos clic en Especial... y seleccionamos Celdas en blanco. 

Al dar Aceptar vemos que están seleccionadas solo las celdas vacías.

Finalmente para eliminar las filas vacías, debemos dar clic derecho sobre una de las celdas seleccionadas y escoger la opción Eliminar,y por último habilitar la opción Toda la fila.

Así se ve nuestro reporte ya depurado.

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Función BUSCARV para hacer búsquedas en varias tablas.

Cómo utilizar la función BUSCARV para hacer búsquedas en varias tablas. CONSULTAV Excel 2010.

La función BUSCARV sirve para hacer búsquedas de datos dentro de tablas o bases de datos en Excel.

En esta ocasión veremos cómo hacer una búsqueda dentro de tres tablas anidando la función BUSCARV con la función SI. La función SInos ayudará a determinar la tabla donde se hará la búsqueda.

Tenemos tres almacenes, nombrados como Almacén1, Almacén2 y Almacén3. La celda C2 nos va a indicar en qué almacén debemos hacer la búsqueda.

En la celda C6 insertamos la función BUSCARV, el valor que estamos buscando es el nombre del artículo, ya que lo que queremos que nos devuelva la función son las existencias. Con la función SI evaluamos en qué almacén buscar, la lógica es la siguiente:

Si C2 = 1 entonces buscar en Almacén1, sino, si C2 = 2 entonces buscar en el Almacén2, sino, buscar en el Almacén3.


La función BUSCARV anidada con SI, quedaría de la siguiente manera:

Podemos ver que el 210 es el resultado de buscar el producto HD7000 dentro del Amacén3, ya que la celda C2 es la que nos lo indica.

Si capturamos un 1 en C2, el resultado daría 0 (cero), ya que el Almacén1 no tiene existencias del producto HD7000.

Esta y muchas otras funciones y herramientas las podrás aprender en nuestro Curso de Excel Avanzado.

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Mostrar ficha del Programador en Excel 2007.

Mostrar la ficha del Programador en Excel 2007.

Mostrar la ficha del Programador en Excel sirve para accedear a todas las herramientas necesarias para trabajar con MACROS, como son:

• Entrar al editor Visual Basic (Alt + F11).
• Ver la lista de las MACROS que se encuentran en los diferentes libros abiertos.
• Grabar MACROS.
• Ejecutar, editar y eliminar MACROS.
• Cambiar la Seguridad de MACROS.
• Insertar controles de Formularios y de Activex, entre otros.

Para mostrar la ficha del Programador en Excel 2007 debemos entrar al Botón de Office (parte superior izquierda de la pantalla) y seleccionar Opciones de Excel.

Se abre un cuadro de diálogo y en la parte de la derecha habilitamos la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

Conoce más acerca de nuestros cursos de Excel Avanzado y Macros.

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Macro para rellenar hacia abajo una serie de valores en Excel.

Macro para rellenar hacia abajo.

Esta es una MACRO que está firmada por  Francisco Javier Valdés Mata, fue creada desde Octubre de 1997 y todavía trabaja de maravilla.

A continuación se muestra un reporte en Excel que proviene de una Tabla Dinámica, donde tenemos la necesidad de que cada una de las facturas tenga asignado tanto el número como el nombre del cliente. Por lo tanto debemos rellenar hacia abajo los valores de las columnas A y B.

Para rellenar hacia abajo los nombres de los clientes debemos ejecutar la macro desde la ficha del programador > Macros  > Rellenar_Hacia_Abajo > Ejecutar. Mostrar ficha del Programador.

Inmediatamente aparece un cuadro de diálogo que nos pide indiquemos la primera celda a rellenar "B3" y la última "B29".

Al dar Aceptar se rellena hacia abajo cada uno de los clientes y se detiene en la celda B29. Al final nos muestra un informe de la cantidad de celdas que se rellenaron.

Ir a descargar el archivo Rellanar hacia abajo.xls

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Curso de Macros para contabilidad, administración y finanzas.

Conoce nuestro curso de Macros para Contabilidad, Administración y Finanzas.

Al finalizar el curso, el alumno: obtendrá los conocimientos para automatizar tareas por medio de macros, ahorrando gran cantidad de tiempo en la creación de reportes, trabajo con diferentes libros, transferencia de datos, etc.

Beneficios.  Ahorros de tiempo en automatización de procesos. Será capaz de crear reportes para importar información en sistemas contables o  ERP, declaraciones informativas, DIOT, devoluciones de IVA, etc.

Aprenderá a consolidar información de varias hojas de cálculo contenidas en varios libros de trabajo de manera automática. Aprenderá a generar instrucciones repetitivas para la depuración de reportes, eliminando celdas vacías o con información innecesaria.

Sigue esta liga para más información. Curso de Macros para Contabilidad, Administración y Finanzas.

Visita nuestra página de internet www.ecapmexico.com

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Control TextBox para configurar un password. Userform VBA.

Cómo trabajar con el Control TextBox para capturar un password.

En este tutorial aprenderemos cómo se trabaja con un control TextBox de formulario para abrir un archivo de Excel por medio de un Password.

Primero debemos insertar un UserForm  que contenga un Label (Etiqueta) y  un TextBox, además de los botones Aceptrar y Cancelar (Command Button) que normalmente se usan en este tipo de formularios:

Para que el TextBox muestre asteriscos “ * ” en lugar del Password, debemos configurar su propiedad PaswordChar en la ventana de Propiedades (F4) y asignarle el " * " en el campo de la derecha.

Para que al momento de abrir el archivo se muestre el formulario debemos entrar a ThisWorkbook, en el explorador de proyectos, y escribir el siguiente código:

Sub Workbook_Open()

    Contraseña.Show

End Sub

Estamos trabajando con el Evento Open del formulario. Este evento controla la apertura del Libro, quiere decir que en cuanto éste se abra, inmediatamente se mostrará el formulario llamado "Contraseña". En la propiedad Name del formulario asignamos el nombre.

Al capturar el Password el TextBox mostrará solo asteriscos:

Cuando la persona de Aceptar debe comparar el valor introducido en el TextBox con el valor correcto "1234", si son idénticos entonces permite abrir el archivo, si no, manda un MsgBox indicando que el password es incorrecto y se cierra el archivo. Debemos programar el botón Aceptar de la siguiente forma:

Private Sub CommandButton1_Click()
valor = Val(TextBox1)    'Convierte a número el valor capturado en el Textbox
If Not valor = 1234 Then 'Si el valor es diferente que 1234 entonces
MsgBox "Password incorrecto" 'Manda el mensaje
ActiveWorkbook.Close 'Cierra el archivo
Else
Unload Me 'Descarga el formulario
End If
End Sub

También será necesario programar el botón cancelar para que cierre el libro al ser pulsado.

Private Sub CommandButton2_Click()
MsgBox "Se cancela la operación, el libro no se abrirá.", vbInformation
Unload Me
ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False 'Este código cierra automáticamente el Libro.
End Sub

En este link puedes descargar el archivo de muestra.

Si quieres aprender más acerca de cómo crear y trabajar con Macros, pregunta por nuestro curso de Macros para contabilidad, administración y finanzas.

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Calcular comisiones de ventas con la función BUSCARV.

Cómo calcular comisiones de ventas con la función BUSCARV.

Enseguida mostraremos una forma de calcular comisiones según un tabla o tabulador. En muchas empresas las comisiones de los agentes de ventas se calculan en base a ciertas escalas de valores, deben cumplir con un determinado volumen de ventas para alcanzar un porcentaje de comisión, si superan una escala pasan al siguiente nivel y así hasta llegar al máximo de comisiones sobre ventas.

En la siguiente imagen podemos ver que tenemos una lista de números de vendedor y sus ventas. El porcentaje de comisión que le corresponde a cada uno es en base a un tabulador, por ejemplo:

Si las ventas son menores a 45,000 corresponde un 1.0%, si son mayores o iguales a 45,000 (>= 45,000) y menores que 60,000 (<60,000) corresponde un 2.0%, y así hasta llegar al nivel máximo que es vender más de 80,000.

Para lograr obtener con la función BUSCARV cada uno de los porcentajes que corresponden a cada vendedor, es necesario crear una tabla, dicha tabla deberá estar integrada por los límites inferiores de cada porcentaje, la tabla será de esta manera.

Al utilizar la función BUSCARV para encontrar el porcentaje de comisión del primer vendedor, dentro de la tabla con el nombre deCOMISIONES (cómo nombrar rangos), si le asignamos el argumento ordenado "0 ó FALSO", significa que estamos buscando el dato exacto, y como no hay ningún valor con 81050, BUSCARV devuelve como resultado un #N/A.

Para este tipo de búsquedas es necesario aplicar la función BUSCARV pero le debemos hacer un solo ajuste, en lugar de "0 ó FALSO", asignamos "1 ó VERDADERO", esto significa que buscará el valor más aproximado o el inmediato inferior, que en este caso es 5.0%. Podemos ver que en el vendedor 200 el resultado es de 4.5%, ya que al no alcanzar los 80,000 la función devuelve el inmediato inferior que es el % correspondiente a 65,000. Todos los demás resultados tienen la misma lógica de búsqueda.

Esta y muchas otras funciones las podrás aprender en nuestro Curso de Excel Avanzado Especializado.

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Cómo se utiliza "Pegado especial como valores" en Excel 2007

Cuál es la utilidad de "Pegado especial como valores" en Excel 2007.

La herramienta Pegado especial valores es de gran utilidad cuando tenemos fórmulas y funciones en nuestra hoja de cálculo y deseamos que se muestren solamente los resultados.

Al pegar como valores evitamos que se puedan producir errores cuando cambiemos algún valor del cual dependa alguna fórmula.

Se recomienda pegar la información como valores cuando necesitamos enviar un informe y que el destinatario no requiera hacer cambios; cuando al compartir un archivo no tenemos la certeza de que el otro usuario no cambie algún dato que desvirtúe nuestro reporte; cuando simplemente queremos que el documento con el que estamos trabajando esté menos pesado (un archivo con funciones pesa más que uno con solo valores).

Veamos un ejemplo de cómo copiar y pegar valores.

En la siguiente imagen en la columna B, utilizamos la función BUSCARV para encontrar el nombre de cada vendedor dentro de una tabla con el nombre VENDEDORES, ver cómo nombrar rangos.

Para quitar las funciones y dejar solamente los nombres primero debemos copiar las celdas B4:B23, sin movernos, entramos a la fichaINICIO > PEGAR > PEGAR VALORES.

Después de pegar valores la información queda así:

Esta y muchas herramientas más podrás aprenderlas en nuestro Curso de Excel Avanzado.

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Curso de Excel para Contabilidad, Administración y Finanzas en Guadalajara

Te invito a conocer nuestro curso de Excel para Contabilidad, Administración y Finanzas.

Con el podrás incrementar notablemente tu eficiencia al momento de crear reportes, analizar información, depurar bases de datos, emitir informes profesionales, entre otros. 

Si eres usuario de Contpaqi, te enseñamos a crear formatos para exportar pólizas de Ingresos, Egresos y Diario, con cualquier cantidad de movimientos, logrando un ahorro de tiempo invaluable.

Sigue esta liga para más información. Curso de Excel para Contabilidad, Administración y Finanzas.

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Formato de Excel para cargar 100 pólizas de Egresos a Contpaqi.

Exportar pólizas mediante Excel a Contpaqi.

Por qué adquirir esta plantilla?

Esta plantilla fue creada para atender las necesidades de nosotros los Contadores, que gastamos gran cantidad de tiempo en capturar pólizas en el sistema Contpaqi.

Esta plantilla ha sido implementada en varios Despachos Contables y empresas, para automatizar la captura de la facturación mensual, ya sea de la propia empresa o de los clientes del Despacho. Logrando ahorros de tiempo considerables. Creando eficiencia, personal y a nivel de la organización.

Si eres dueño de Empresa o Despacho Contable, o eres usuario de Conpaqi, y además deseas lograr eficiencia en este tema de captura, es indispensable que utilices este tipo de plantillas.

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Beneficios.

• Gran cantidad de ahorro en tiempo de captura.
• Información al momento.
• Automatización de procesos de captura.
• Ahorro en tiempo, ahorro en dinero.

Requerimientos y Características de la plantilla.

• Si tiene Excel 2007 ó 2010 este archivo se tiene que guardar como Libro de Excel habilitado para Macros (.xlsm).

• Es necesario que estén habilitadas las macros, aquí se puede ver el tutorial para habilitar macros.

• Este archivo sirve para generar hasta 100 pólizas de Egresos en el sistema contable Contpaqi.

• Cada póliza tiene 4 movimientos. Cargo a Proveedores. Cargo a IVA Acreditable. Abono a IVA por Acreditar. Abono a Bancos.

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Función CONTAR.SI.CONJUNTO de Excel 2007 Y 2010.

Para qué sirve la función CONTAR.SI.CONJUNTO de Excel 2007 Y 2010. COUNTIFS en Inglés.

Utilizamos la función CONTAR.SI.CONJUNTO cuando necesitamos saber cuántas veces aparece un valor en una lista o reporte, teniendo en cuenta que hay más de un criterio por cumplir.

Esta función apareció en Excel 2007.

Función CONTAR.SI.CONJUNTO.
Sintaxis =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1,criterio1,[rango_criterios2,criterio2]...)
Descripción.
Devuelve como resultado el conteo de un valor según se cumplan los criterios asignados.


Argumentos:
Rango_Criterios1= Rango o columna donde se encuentra el primer criterio que queremos contar.
Criterio1= Primer criterio a contar.
Rango_Criterios2= Rango o columna donde se encuentra el segundo criterio que queremos contar. Argumento opcional
Criterio2= Segundo criterio a contar. Argumento opcional

Solo los primeros dos argumentos son obligatorios, a partir del tercer argumento (rango_cirterios2) los argumentos son opcionales.

Tenemos un reporte de ventas por vendedor, artículo y mes. Lo que queremos saber es, cuántas toneladas de cadar artículo se vendieron en Febrero. En la función CONTAR.SI.CONJUNTO, como criterio1 asignamos el código de artículo de la columna H, y como criterio2 el mes de I1.

Puedes descargar el archivo del siguiente lynk Función Contar.si.conjunto.


Esta y muchas otras funciones y herramientas las podrás aprender en nuestro Curso de Excel Avanzado.

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Seleccionar celdas visibles en Excel.

Cómo seleccionar solo las celdas visibles en Excel, evitando copiar celdas ocultas.

Esta herramienta Seleccionar solo celdas visibles sirve para seleccionar de un rango de Excel solo las celdas que no se encuentran ocultas.

Es común cuando hacemos reportes, que ocultemos filas y columnas que contienen información o fórmulas que no queremos que las demás personas las vean, si no conocemos esta herramienta, cuando copiamos y pegamos los datos a una hoja nueva, dichas filas y columnas que se encontraban ocultas se vuelven a mostrar, lo que nos obliga a volver a ocultarlas, o eliminarlas, claro, no sin antes copiar y pegar como valores la información.

En este ejemplo, tenemos un reporte que debemos enviar. Solo que no nos interesa que el reporte muestre la columna F (Costo).

Lo que la mayoría de las personas hacemos es, ocultar la columna, copiar y pegar la información en un archivo nuevo. Como se acaba de explicar, al pegar la tabla se muestra de nuevo la columna de Costo.
Para seleccionar solo las celdas visibles hacemos lo siguiente:

• Ocultamos la información que no queremos enviar. Columna F (Costo)
• Seleccionamos toda la tabla.
• Pulsamos F5
• Aparece el cuadro de diálogo Ir a
• Damos clic en Especial

• En el nuevo cuadro de diálogo habilitamos Sólo celdas visibles.

Al dar aceptar se seleccionan solo las celdas que están visibles, ojo, no debemos de movernos, solo damos copiar CTRL + C (al dar copiar se debe apreciar un doble copiado en los bordes de la selección) y pegar donde queremos solo la información visible. Regularmente siempre es una hoja o libro nuevo.

Podemos apreciar que solamente se pegaron las celdas visibles. La columna de Costo ya no existe.

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