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domingo, 30 de junio de 2013

Función K.ESIMO.MENOR de Excel.

Para qué se utiliza la función K.ESIMO.MENOR de Excel. SLOW en inglés.

La función  K,ESIMO.MENOR de Excel se utiliza cuando necesitamos saber qué valor o valores son los más bajos en una matriz o rango de celdas.


K.ESIMO.MENOR

Sintaxis = K.ESIMO.MENOR( matriz, posición o lugar o ranking )

Descripción.

Devuelve el valor k-ésimo menor de una matriz. Por ejemplo: El segundo valor más bajo.


Argumentos:

Matriz = Rango de celdas que vamos a analizar.

K = Representa el valor que deseamos obtener. Por ejemplo: 1 es igual al primer valor menor.


En el siguiente ejemplo tenemos algunas variaciones entre los gastos reales y el presupuesto de gastos, la función K.ESIMO.MENOR nos servirá para encontrar cuáles fueron las 3 variaciones más bajas.




Podemos ver que la variación más baja fue la de 106.91.




Esta y muchas otras funciones las podrás aprender en nuestro Curso de Excel Avanzado.
Publicaciones relacionadas: Función K.ESIMO.MAYOR de Excel. Función JERARQUIA en Excel

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Función K.ESIMO.MAYOR de Excel.

Para qué se utiliza la función K.ESIMO.MAYOR de Excel. LARGE en inglés.

La función  K,ESIMO.MAYOR de Excel se utiliza cuando necesitamos saber qué valor o valores son los más altos en una matriz o rango de celdas.


K.ESIMO.MAYOR

Sintaxis = K.ESIMO.MAYOR( matriz, posición o lugar o ranking )

Descripción.

Devuelve el valor k-ésimo mayor de una matriz. Por ejemplo: El décimo valor más grande.


Argumentos:

Matriz = Rango de celdas que vamos a analizar.

K = Representa el valor que deseamos obtener. Por ejemplo: 1 es igual al primer valor mayor.


En el siguiente ejemplo tenemos algunas variaciones entre los gastos reales y el presupuesto de gastos, la función K.ESIMO.MAYOR nos servirá para encontrar cuáles fueron las 3 variaciones más altas.




Podemos ver que la variación más alta fue la de 911.25.




Esta y muchas otras funciones las podrás aprender en nuestro Curso de Excel Avanzado.

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martes, 28 de mayo de 2013

Función DESREF para modificar un rango de suma según cierto criterio.


La función DESREF de Excel. OFFSET en inglés.

DESREF.

Sintaxis = DESREF(Ref, Filas, Columnas, Alto, Ancho)

Descripción.

La función DESREF sirve para cambiar la referencia de una celda o un rango según los argumentos asignados. Es de gran utilidad cuando queremos que un rango que estamos calculando cambie su altura o su longitud.


Tiene 5 argumentos.

Ref: Es la celda de referencia donde comienza nuestro rango.

Filas: Es el número de filas que se va a desplazar hacia arriba (-1, -2, -3, ...) o  hacia abajo (1, 2, 3, ...) la celda de referencia.

Columnas: Es el número de columnas que se va a desplazar hacia la izquierda (-1, -2, -3, ...) o  hacia la derecha (1, 2, 3, ...) la celda de referencia.

Alto: Es el número de celdas de alto de nuestro rango.

Ancho: Es el número de columnas de ancho de nuestro rango,


En la siguiente imagen utilizamos la función SUMA anidada con DESREF para hacer una sumatoria de las ventas entre Enero y Junio, dependiendo el número de meses que deseamos sumar (celda A1), DESREF hará la modificación del rango para la sumatoria.

Podemos ver que la función está sumando las ventas de Enero y Febrero, ya que la celda A1 indica que debemos sumar los primeros dos meses.





En la función DESREF asignamos como primer argumento la celda B2 que es nuestra celda de referencia.

=SUMAR(DESREF(B2, 0, 0, 1, A1)

Como NO deseamos mover dicha referencia ni filas ni columnas, dejamos los siguientes dos argumentos en 0.

=SUMAR(DESREF(B2, 0, 0, 1, A1)

El 4to argumento indica la altura de nuestro rango. Una fila de alto.

=SUMAR(DESREF(B2, 0, 0, 1, A1)

La celda A1 indica las columnas de ancho de nuestro rango, en este caso son 2.

=SUMAR(DESREF(B2, 0, 0, 1, A1)


Si queremos sumar hasta Abril entonces capturamos un 4 en la celda A1, ejemplo:



Trabajar con este tipo de funciones sirve para crear reportes dinámicos donde queremos obtener extraer información que nos permita poder analizar datos de una forma automática.

En lugar de escribir el número en la celda A1, podemos configurar un Cuadro combinado y seleccionar el mes de la lista y que nos devuelva el número del mes que necesitamos.

La siguiente imagen muestra el resultado utilizando la lista del Cuadro combinado. Al seleccionar Abril devuelve un 4 en la celda A1.



Si quieres saber cómo configurar el Cuadro combinado en Excel 2010 sigue este link Cuadro combinado, control de Formulario para mostrar una lista desplegable. Excel 2010.
Esta y muchas otras funciones las podrás aprender en nuestro curso de Excel Avanzado para Contabilidad, Administración y Finanzas.


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jueves, 21 de febrero de 2013

Función NUM.DE.SEMANA en Excel para obtener el número de semana de una fecha en Excel.


Cómo utilizar la función NUM.DE.SEMANA. WEEKNUM en inglés.

La función NUM.DE.SEMANA de Excel.  WEEKNUM en inglés.


NUM.DE.SEMANA.

Sintaxis =NUM.DE.SEMANA(número_serie, [tipo_devuelto])

Descripción.
Devuelve el número de semana correspondiente a una fecha.


Argumentos:

Número_serie = Es la fecha de la cual queremos obtener
Tipo_devuelto = 1 la semana empieza en Domingo, 2 la semana empieza en Lunes.

En la siguiente imagen aplicamos la función NUM.DE.SEMANA en las columnas B y C. En la columna B utilizamos el tipo_devuelto = 1,se aprecia que la semana 2 empieza el Domingo, 06 de Enero. En la columna C, aplicamos el tipo_devuelto = 2 y vemos que la semana empieza en Lunes.






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Función anidada SI.ERROR BUSCARV en Excel 2007.


Cómo anidar la función SI.ERROR con BUSCARV de Excel 2007. SIERROR(CONSULTAV de 2010. IFERROR(VLOOKUP en Inglés.


A continuación veremos cómo anidar la función SI.ERROR de Excel 2007 con BUSCARV.

La función BUSCARV busca un valor en la primera columna de una matriz, si lo encuentra nos pide el número de columna donde se encuentra el resultado que deseamos obtener, al final escribimos 0 ó FALSO si queremos que busque el valor exacto, 1 ó VERDADERO si queremos el valor aproximado.

En la siguiente imagen aplicamos la función BUSCARV para saber si las facturas de la columna A se encuentran en la columna D.

Cuando la función BUSCARV no encuentra el valor en la matriz devuelve un error #N/A.





Para eliminar el error  #N/A utilizamos la función SI.ERROR de Excel 2007.

La función SI.ERROR sirve para evaluar si una fórmula o función devuelve como resultado un error, si esto es verdadero entonces en el argumento Valor_si_error debemos indicar el resultado que queremos que nos devuelva, en este caso queremos la palabra "PENDIENTE".


La siguiente imagen muestra el resultado de la función anidada SI.ERROR( BUSCARV, cuando es un error devuelve la palabra PENDIENTE, cuando no, devuelve el resultado de BUSCARV.







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Como eliminar los errores #N/A de la función BUSCARV.


Eliminar errores #N/A en la función BUSCARV. VLOOKUP en inglés.

La función BUSCARV de Excel sirve para buscar un valor dentro de una tabla o matriz.

En la celda E2 capturamos la función BUSCARV para encontrar el nombre del vendedor 600, el resultado es un error #N/A porque no existe este vendedor en la matriz A1:B6.



Para eliminar el error utilizamos la funciión SI.ERROR.

Esta función tiene dos argumentos; el primero es el Valor que devuelve el error, y el segundo es el resultado que devolverá si dicho valor es un error.

En este caso, el argumento Valor es la función BUSCARV y el resultado que obtendremos es Dar de Alta.
La función anidada quedaría así:

=SI.ERROR(BUSCARV(D2,$A$1:$B$6,2,0),"Dar de Alta")

La lógica de la función es la siguiente:

Si es un error la función BUSCARV entonces mandar el texto "Dar de Alta".

Veamos la siguiente imagen.





Publicaciones relacionadas: Función anidada SI ESERROR BUSCARV.


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Función SI anidada con LARGO para determinar un resultado según la longitud de un texto.


Anidar la función SI con LARGO para verificar la longitud del contenido de una celda.

La función LARGO sirve para conocer la longitud de un texto, anidarla con la función SI tiene gran utilidad para determinar si un valor es incorrecto por su número de caracteres.

La siguiente imagen muestra 3 clabes interbancarias. Sabiendo que la longitud de cada clabe tiene que ser de 18 dígitos, insertamos la función LARGO para conocer si alguno está mal capturado.






Podemos apreciar que la primera y la tercer clabe tienen 17 dígitos. Vamos utilizar la función SI para determinar que, si la longitud es diferente a 18 entonces mandamos un mensaje que diga "Revisar". La celda B3 muestra la clabe correcta ya que la longitud es igual a 18. La celda B4 manda el mensaje Revisar ya que tiene un largo de 17 dígitos.






Publicaciones relacionadas: Función SI.


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viernes, 25 de enero de 2013

Función BUSCARV para buscar un tipo de cambio en una tabla de Excel.


Cómo buscar un Tipo de Cambio en una tabla con BUSCARV. VLOOKUP en inglés.

Buscar un tipo de cambio en una tabla es algo necesario para los profesionales que trabajan en las áreas de Importaciones o exportaciones, Finanzas, Tesorería, Cobranza, etc. Y todos aquellos departamentos que tengan relación con transacciones en dólares.

La siguiente imagen muestra la tabla de los tipos de cambio de 2012, en la celda B2 debemos obtener el tipo de cambio de la fecha de B1.




La función BUSCARV busca un valor de manera vertical dentro de una tabla o lista, y siempre lo buscará en la primera columna de la misma. Podemos apreciar que en la primera columna de la tabla se encuentran los números de los días, entonces mi valor buscado será el día de la fechade la celda B1. Y lo va a buscar dentro de la tabla TC que ya se encuentra nombrada.

Cuando encuentra dicho valor, nos pide asignar el número de columna donde está el Tipo de cambio que deseamos obtener. Según la fecha de B1, necesitamos el tipo de cambio de Febrero, la columna de Febrero es la número 3. Debemos recordar que mi tabla empieza a partir de D1. Por lo tanto la columna 1 es la de los días, la dos es Enero, la tres Febrero, y así sucesivamente.

Al final tenemos que indicar si queremos el valor exacto o aproximado (0 ó 1).

La función deberá quedar de la siguiente manera:

=BUSCARV(DIA(B1),TC,MES(B1)+1,0)


Estamos buscando el día de la fecha DIA(B1) = 2, dentro de TC. Utilizamos la función MES para saber el número de la columna que vamos a asignar, el mes de B1 es igual a 2 por que es Febrero, pero habíamos acordado que Febrero estaba en la columna 3, por lo tanto le tenemos que sumar 1, por eso ponemos MES(B1)+1 = 3. El cero al final indica que queremos el valor exacto.

Veamos el caso resuelto.




Anidar la función BUSCARV con funciones de fecha, como es este caso, puede ahorrarnos valioso tiempo en hacer búsquedas manuales.


Publicaciones relacionadas: Función BUSCARV, Función DIA, Función MES, NOMBRAR RANGOS.


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domingo, 13 de enero de 2013

Inicio de Curso de Excel para Contabilidad, Administración y Finanzas.


Sede Guadalajara.




Fechas:30 de Enero, 06, 13, 20 y 27 de Febrero.

Horario:Miércoles de 3:00 pm a 8:00 pm

Duración:25 hrs.

Sede:Guadalajara

Lugar:Instalaciones ECAP

Dirección:Pedro Moreno #1250 int. 23 Col. Americana

Inversión:3,850 precio sin IVA.

Incluye:Material, Reconocimiento avalado por la Secretaría del Trabajo, Coffee Break.




Porqué debo asistir a este curso?



Justificación por Departamento Curso de Excel


Departamento de Cobranza.

Calcular vencimiento de facturas mediante funciones de fecha para poder dar seguimientos a saldos vencidos.
Crear reportes de pago de clientes y obtener saldos por cada uno mediante Tablas Dinámicas.
Registro de pagos de clientes mediante Layouts desde Excel.
Crear reportes de Antigüedad de Saldos de Clientes y llevar un análisis de la cobranza.
Formatos de Recepción de Efectivo donde se convierte el importe en letra.
Bajar Estados de Cuenta Bancarios a Excel y poder analizar los pagos de clientes.

Departamento de Recursos Humanos.

Trabajar con bases de datos de empleados mediante Tablas Dinámicas, para analizar información de Prestaciones, Retenciones deImpuestos, etc.
Cálculo de impuestos, IMSS, etc. mediante fórmulas y funciones anidadas.
Calcular un determinado ingreso neto mediante Buscar objetivo.
Obtener reportes de sueldos por departamento, los Mínimos, Máximos, Promedio, etc. ideal para negociaciones con Sindicatos.
Calcular antigüedad de empleados para determinar aguinaldos, finiquitos, etc.
Obtener reportes de acumulados de todos los empleados, por mes o anual, para saber totales en caja  o fondo de ahorros.
Consolidar varios reportes de nómina para determinar Ingresos y Prestaciones. Ideal para crear reportes para presentar la Declaración Anual de sueldos y Salarios.

Departamento de Impuestos.

Crear reportes para generar información para presentar DIOT, Devoluciones y compensaciones de IVA, todo esto mediante Layouts utilizando funciones, fórmulas anidadas, Herramientas Subtotales y Tablas Dinámicas.
Cálculo de impuestos mediante fórmulas anidadas y funciones.
Conciliar bases de datos para la deteminación del IETU para saber que facturas han sido liquidadas.
Aplicar Hipervínculos para abrir páginas de internet del SAT, Secretaría de Finanzas, etc.

Departamento de Contabilidad General.

Crear layout para captura de pólizas a Contpaqw, Contpaqi, COI, SAP, etc. Captura de nóminas, gastos, reembolsos, depreciaciones, bancos, etc.
Conciliaciones Bancarias mediante funciones y fórmulas anidadas.
Determinación de impuestos mediante reportes, funciones y fórmulas anidadas.
Crear layouts para DIOT, Devoluciones y compensaciones de IVA.
Conciliación automática de cheques en transito, bajando a excel los estados de cuenta bancarios.
Captura de facturas en dólares utilizando funciones de búsqueda para obtener tipos cambio.

Administradores.

Llevar un control de pago de Clientes, pago a Proveedores, Inventarios, etc. por medio de Tablas Dinámicas, Funciones, etc.
Control de Bancos mediante Excel.
Control de Bases de datos de empleados, monitorear sueldos por departamento.
Aprender a crear distintos tipos de formatos por medio de funciones, tablas dinámicas, Validación de celdas, etc. para la correcta administración de los recursos.
Poder monitorear mediante reportes, cálculos, etc.  información clave, pudiendo crear reportes estadísticos, gráficos dinámicos y otros controles mediante funciones, fórmulas, fórmulas anidadas, etc.
Llevar en Tablas Dinámicas reportes de Ventas, Compras, Gastos, etc. de manera mensual y crear comparativos entre meses y años, analizar tendencias de Ingresos, Egresos, Cobranza, etc.
Poder crear reportes de vencimientos de facturas de cobranza y cuentas por pagar, analizando fechas, días de crédito mediante funciones y fórmulas anidadas.

Dueños de Empresas que llevan su propia Administración.

Muy similar al rubro de Administradores.
Llevar Control de Ventas, Listas de clientes, Listas de productos, Comparativos de aumentos o disminuciones en ventas en un periodo dado, por año, por mes, etc.
Poder crear una jerarquía para saber cuales son los mejores clientes.
Poder crear formatos para cotizaciones.
Calcular Comisiones Automáticas de Vendedores, resaltando campos con colores cuando cumplan o no con determinadas condiciones (Herramienta formato condicional).
Llevar un control de pago de clientes, pago a proveedores, inventarios, etc. por medio de tablas dinámicas, funciones, etc.
Control de Bancos mediante Excel.
Control de Bases de datos de empleados, monitorear sueldos por departamento.
Aprender a crear distintos tipos de formatos por medio de funciones, tablas dinámicas, Validación de celdas, etc. para la correcta administración de los recursos.
Poder monitorear mediante reportes, cálculos, etc.  información clave, pudiendo crear reportes estadísticos, gráficos dinámicos y otros controles mediante funciones, fórmulas, fórmulas anidadas, etc.
Llevar en tablas dinámicas reportes de ventas, compras, gastos, etc. de manera mensual y crear comparativos entre meses y años, analizar tendencias de ingresos, egresos, cobranza, etc.
Poder crear reportes de vencimientos de facturas de cobranza y cuentas por pagar, analizando fechas, días de crédito mediante funciones y fórmulas anidadas.

Dueños de empresas que cuentan con personal encargado de cada una de las áreas.

Para los dueños de empresas que cuentan con administrador, contador, personal en pagos, cobranza, almacén, inventarios, etc., este curso es esencial para que comprendan el potencial que tiene el programa Excel para todas sus áreas y así saber qué información, reportes, formatos, etc. debe pedir a su gente, y que pueda medir de una mejor manera los tiempos de entrega de dicha información.


Departamento Tesorería.


Trabajar con bases de datos de pago a proveedores (utilizando funciones de búsqueda).

Trabajar con Edos. de Cuenta  de Bancos para obtener saldos diarios, se copia y pega en Excel.

Conciliación automática de cheques en tránsito, bajando a excel los Estados de Cuenta Bancarios.

Conciliaciones Bancarias por medio de fórmulas anidadas y funciones.

Crear Layouts para hacer pagos masivos en portales bancarios.
Conciliación con proveedores.
Manejar desde Excel Líneas de Crédito para el cálculo de los intereses, por medio de búsquedas con funciones de tasa TIIE.
Hacer programación de pagos por vencimientos de facturas.
Hacer Flujos de Efectivo mediante tablas dinámicas.
Registro de operaciones bancarias mediante pólizas automáticas por medio de un Layout desde Excel.
Formatos de cheques donde se convierten cantidades en letras y se crean bases de datos.
Reportes de Pago a Proveedores con Tablas Dinámicas manteniendo un historial de cada pago.
Trabajar con Bases de Datos para obtener Cuentas Bancarias, vencimientos, tipos de cambio para pago a Proveedores, Reembolsos de Gastos, Compra de Divisas, etc.
Trabajar con bases de datos para obtener tipos de cambio mediante funciones de búsqueda.
Crear reportes de captura de reembolsos o cajas chicas para captura automática de Gastos contra salidas bancarias, por medio de la herramienta Validación de celdas.
Utilizar hipervínculos para abrir desde un archivo de excel diferentes páginas de Bancos.

Departamento de Cuentas por Pagar.

Reportes de Pago a Proveedores con Tablas Dinámicas manteniendo un historial de cada pago.
Registro de facturas mediante Layout desde Excel.
Conciliaciones con Proveedores con Funciones de Búsqueda, de Texto, etc.
Registro de Reembolsos, Cajas chicas, Gastos de Agente Aduanal por medio de Layout.
Crear formatos utilizando validación de celdas para el registro automático en sistemas Contables, de Cajas chicas, Reembolsos de Gastos, etc. mediante Layout.
Calcular vencimientos de facturas por medio de funciones de fecha.



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Teléfono en Guadalajara: 0133 3632-2719





sábado, 12 de enero de 2013

Cómo hacer una sumatoria entre dos fechas con SUMAR.SI de Excel


Para obtener una sumatoria entre dos fechas debemos utilizar la función SUMAR.SI. Esta función realiza un suma si se cumple con un criterio.

En este primer ejemplo, si queremos sumar solamente los valores de la columna "C" menores o iguales al 15/May/2012, debemos escribir la siguiente función =SUMAR.SI(A3:A34,"<="&E5,C3:C34). Es necesario utilizar un & para unir los signos (<=) con la fecha. Además los signos se deben capturar entre comillas. El total de habitaciones al 15 de Mayo fueron 460.

El primer argumento es el Rango de Criterios, A3:A34. 
El segundo argumento es el criterio, "<="&E5 (valores menores al 15/may).
El tercero es el rango de suma C3:C34.




Para sumar los valores entre dos fechas, debemos escribir la función:
=SUMAR.SI(A3:A33,">="&F10,C3:C33)-SUMAR.SI(A3:A33,">"&F11,C3:C33)



La primera función suma todos los valores mayores al 7 de Mayo y la segunda los mayores al 21 de Mayo, al hacer la resta obtenemos la sumatoria de los valores intermedios.



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