Cómo utilizar la herramienta Subtotales de Excel 2007 - 2010 para obtener un resumen de ventas.
La siguiente imagen muestra un reporte de ventas del mes de enero de varios vendedores, la herramienta Subtotales nos ayudará a obtener el total de ventas por cada vendedor.
Para aplicar la herramienta
Subtotales a esta tabla que nos servirá para obtener el total de ventas por número de vendedor, primero, debemos ordenar la tabla por la columna
Número Vendedor, si el reporte lo quisiéramos por nombre, entonces debemos ordenar por la columna Nombre, al igual que por Artículo o Fecha.
Ya teniendo la tabla ordenada, la seleccionamos toda desde los títulos, enseguida, tanto en 2007 como 2010 entramos a la ficha
DATOS, del lado derecho en el apartado
Esquema damos clic en
Subtotal.
Al dar clic en
Subtotal aparece el siguiente cuadro de diálogo. El primer campo se utiliza para configurar el criterio que vamos a tomar para obtener los subtotales, en este caso queremos una sumatoria por
Número de Vendedor. En
Usar función aparece por default
Suma, así lo dejamos.
Como queremos obtener la sumatoria de la columna
Total, habilitamos la casilla en el campo
Agregar subtotal a.
Las tres casillas de abajo las dejamos así como están.
Al lado del botón Aceptar se encuentra otro llamado
Quitar todos, este sirve para quitar los
Subtotales.
Al dar
Aceptar se insertan los subtotales cada que cambia el número de vendedor de la columna A. Podemos apreciar que el vendedor 100 tiene un total de ventas de 21,133.00.
En la parte superior izquierda vemos que aparecen 3 números, estos son los niveles de Subtotales, en este momento estamos en el nivel 3, que muestra todo el detalle.
Si damos clic en el nivel dos, se muestran solo los totales.
Copiar la información y pegarla en otro rango con la herramienta Seleccionar celdas visibles.
Algo común al trabajar con Subtotales es la imperiosa necesidad de copiar la información y pegarla en otro rango, hoja o libro de Excel. Como se puede observar, al dar clic en el nivel 2, muchas filas se ocultaron. Si queremos llevarnos únicamente los totales y hacemos un copiado normal con Ctrl + C y pegamos en la celda A31, todas las filas que estaban ocultas se muestran.
Para evitar esto debemos usar la herramienta Seleccionar Celdas Visibles. Primero seleccionamos el rango que queremos copiar solo lo visible, en este ejemplo es A1:E29, enseguida pulsamos F5, damos clic en Especial y habilitamos la opción Solo celdas visibles.
Al dar Aceptar, sin movernos del rango seleccionado, solo debemos copiar (Ctrl + C), y pegar de nuevo en la celda A31. Vemos como se pegaron solo las celdas visibles.
Regularmente cuando usamos esta herramienta es necesario aplicar funciones como
BUSCARV para obtener de nuevo los nombres de los Vendedores. También la
Función personalizada AVALOR es de gran ayuda para lograr este objetivo
.
Buscar el nombre del vendedor con la función anidada BUSCARV AVALOR.
En la celda B32 necesitamos obtener el nombre de cada vendedor. Primero vamos a utilizar la función AVALOR para extraer el valor numérico de la celda A32.
Ya que tenemos el número del vendedor aplicamos la función
BUSCARV.
La función
AVALOR será el argumento
Valor_buscado de
BUSCARV, este valor lo buscaremos dentro de la tabla
VENDEDORES, asignamos la columna 2 y el Ordenado será 0 (cero) para que busque el valor exacto.
La función
BUSCARV quedaría de la siguiente manera:
Para mayor ilustración, la tabla
VENDEDORES se refiere al rango de H31:I36.
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Función personalizada AVALOR, Función BUSCARV, Cómo nombrar un rango.
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