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martes, 2 de abril de 2013

Cómo expresar en millones una serie de importes con "Pegado especial > Dividir" en Excel 2010


Expresar cantidades en millones con Pegado Especial > Dividir.


En  algunas ocasiones al presentar información financiera surge la necesidad de expresarla en millones, con esto evitamos mostrar cantidades pequeñas que representan una mínima parte de las cantidades expuestas. A qué Director le gusta que le digan que las ventas fueron de 9,320,904.23, claro, si esas fueran mis ventas que me lo digan como quieran. :)


En la siguiente imagen tenemos una lista de cantidades que queremos expresar en millones.




Convertirlas a millones con Pegado Especial > Dividir es muy sencillo, solo debemos tener en una celda 1,000,000 (en este caso es la celda C1). Debemos copiar dicha celda > seleccionar el área donde están las cantidades que deseamos convertir (A2:A11), entramos aPegado Especial dando clic derecho en la selección y habilitamos la opción Dividir. 




Listo, las cantidades están expresadas en millones.




Esta y muchas herramientas más podrás aprenderlas en nuestro Curso de Excel Avanzado.

CONTÁCTANOS: ECAP@ECAPMEXICO.NET
TELÉFONO EN GUADALAJARA: 0133 36322719 .

jueves, 21 de febrero de 2013

Ordenar la información según el color de las celdas. Excel 2010.


Ordenar según colores.

En Excel 2010, ordenar la información de un reporte según su color es muy sencillo.

Primero debemos seleccionar la tabla que queremos ordenar por color, en este caso vamos a ordenar por la columna B.




Enseguida entramos a la ficha Datos > Ordenar. En ordenar por, seleccionamos la columna de Venta, en el apartado Ordenar según, damos clic la opción Color de celda. En Criterio de ordenación podemos elegir cuál de los colores de mi columna Venta queremos que nos muestre en la parte superior, para este ejemplo elegimos el color verde.





Al dar Aceptar, el color verde lo ordena hasta arriba, pero el rojo y el amarillo no.




Si queremos, por ejemplo, que el amarillo quede en medio y el rojo hasta abajo, volvemos a seleccionar la tabla, pero ahora configuramos para que el color rojo quede en la parte inferior.




Al dar Aceptar de nuevo, vemos que ya quedaron los colores ordenados.



Esta y muchas otras funciones las podrás aprender en nuestro curso de Excel Avanzado para Contabilidad, Administración y Finanzas.


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domingo, 13 de enero de 2013

Inicio de Curso de Excel para Contabilidad, Administración y Finanzas.


Sede Guadalajara.




Fechas:30 de Enero, 06, 13, 20 y 27 de Febrero.

Horario:Miércoles de 3:00 pm a 8:00 pm

Duración:25 hrs.

Sede:Guadalajara

Lugar:Instalaciones ECAP

Dirección:Pedro Moreno #1250 int. 23 Col. Americana

Inversión:3,850 precio sin IVA.

Incluye:Material, Reconocimiento avalado por la Secretaría del Trabajo, Coffee Break.




Porqué debo asistir a este curso?



Justificación por Departamento Curso de Excel


Departamento de Cobranza.

Calcular vencimiento de facturas mediante funciones de fecha para poder dar seguimientos a saldos vencidos.
Crear reportes de pago de clientes y obtener saldos por cada uno mediante Tablas Dinámicas.
Registro de pagos de clientes mediante Layouts desde Excel.
Crear reportes de Antigüedad de Saldos de Clientes y llevar un análisis de la cobranza.
Formatos de Recepción de Efectivo donde se convierte el importe en letra.
Bajar Estados de Cuenta Bancarios a Excel y poder analizar los pagos de clientes.

Departamento de Recursos Humanos.

Trabajar con bases de datos de empleados mediante Tablas Dinámicas, para analizar información de Prestaciones, Retenciones deImpuestos, etc.
Cálculo de impuestos, IMSS, etc. mediante fórmulas y funciones anidadas.
Calcular un determinado ingreso neto mediante Buscar objetivo.
Obtener reportes de sueldos por departamento, los Mínimos, Máximos, Promedio, etc. ideal para negociaciones con Sindicatos.
Calcular antigüedad de empleados para determinar aguinaldos, finiquitos, etc.
Obtener reportes de acumulados de todos los empleados, por mes o anual, para saber totales en caja  o fondo de ahorros.
Consolidar varios reportes de nómina para determinar Ingresos y Prestaciones. Ideal para crear reportes para presentar la Declaración Anual de sueldos y Salarios.

Departamento de Impuestos.

Crear reportes para generar información para presentar DIOT, Devoluciones y compensaciones de IVA, todo esto mediante Layouts utilizando funciones, fórmulas anidadas, Herramientas Subtotales y Tablas Dinámicas.
Cálculo de impuestos mediante fórmulas anidadas y funciones.
Conciliar bases de datos para la deteminación del IETU para saber que facturas han sido liquidadas.
Aplicar Hipervínculos para abrir páginas de internet del SAT, Secretaría de Finanzas, etc.

Departamento de Contabilidad General.

Crear layout para captura de pólizas a Contpaqw, Contpaqi, COI, SAP, etc. Captura de nóminas, gastos, reembolsos, depreciaciones, bancos, etc.
Conciliaciones Bancarias mediante funciones y fórmulas anidadas.
Determinación de impuestos mediante reportes, funciones y fórmulas anidadas.
Crear layouts para DIOT, Devoluciones y compensaciones de IVA.
Conciliación automática de cheques en transito, bajando a excel los estados de cuenta bancarios.
Captura de facturas en dólares utilizando funciones de búsqueda para obtener tipos cambio.

Administradores.

Llevar un control de pago de Clientes, pago a Proveedores, Inventarios, etc. por medio de Tablas Dinámicas, Funciones, etc.
Control de Bancos mediante Excel.
Control de Bases de datos de empleados, monitorear sueldos por departamento.
Aprender a crear distintos tipos de formatos por medio de funciones, tablas dinámicas, Validación de celdas, etc. para la correcta administración de los recursos.
Poder monitorear mediante reportes, cálculos, etc.  información clave, pudiendo crear reportes estadísticos, gráficos dinámicos y otros controles mediante funciones, fórmulas, fórmulas anidadas, etc.
Llevar en Tablas Dinámicas reportes de Ventas, Compras, Gastos, etc. de manera mensual y crear comparativos entre meses y años, analizar tendencias de Ingresos, Egresos, Cobranza, etc.
Poder crear reportes de vencimientos de facturas de cobranza y cuentas por pagar, analizando fechas, días de crédito mediante funciones y fórmulas anidadas.

Dueños de Empresas que llevan su propia Administración.

Muy similar al rubro de Administradores.
Llevar Control de Ventas, Listas de clientes, Listas de productos, Comparativos de aumentos o disminuciones en ventas en un periodo dado, por año, por mes, etc.
Poder crear una jerarquía para saber cuales son los mejores clientes.
Poder crear formatos para cotizaciones.
Calcular Comisiones Automáticas de Vendedores, resaltando campos con colores cuando cumplan o no con determinadas condiciones (Herramienta formato condicional).
Llevar un control de pago de clientes, pago a proveedores, inventarios, etc. por medio de tablas dinámicas, funciones, etc.
Control de Bancos mediante Excel.
Control de Bases de datos de empleados, monitorear sueldos por departamento.
Aprender a crear distintos tipos de formatos por medio de funciones, tablas dinámicas, Validación de celdas, etc. para la correcta administración de los recursos.
Poder monitorear mediante reportes, cálculos, etc.  información clave, pudiendo crear reportes estadísticos, gráficos dinámicos y otros controles mediante funciones, fórmulas, fórmulas anidadas, etc.
Llevar en tablas dinámicas reportes de ventas, compras, gastos, etc. de manera mensual y crear comparativos entre meses y años, analizar tendencias de ingresos, egresos, cobranza, etc.
Poder crear reportes de vencimientos de facturas de cobranza y cuentas por pagar, analizando fechas, días de crédito mediante funciones y fórmulas anidadas.

Dueños de empresas que cuentan con personal encargado de cada una de las áreas.

Para los dueños de empresas que cuentan con administrador, contador, personal en pagos, cobranza, almacén, inventarios, etc., este curso es esencial para que comprendan el potencial que tiene el programa Excel para todas sus áreas y así saber qué información, reportes, formatos, etc. debe pedir a su gente, y que pueda medir de una mejor manera los tiempos de entrega de dicha información.


Departamento Tesorería.


Trabajar con bases de datos de pago a proveedores (utilizando funciones de búsqueda).

Trabajar con Edos. de Cuenta  de Bancos para obtener saldos diarios, se copia y pega en Excel.

Conciliación automática de cheques en tránsito, bajando a excel los Estados de Cuenta Bancarios.

Conciliaciones Bancarias por medio de fórmulas anidadas y funciones.

Crear Layouts para hacer pagos masivos en portales bancarios.
Conciliación con proveedores.
Manejar desde Excel Líneas de Crédito para el cálculo de los intereses, por medio de búsquedas con funciones de tasa TIIE.
Hacer programación de pagos por vencimientos de facturas.
Hacer Flujos de Efectivo mediante tablas dinámicas.
Registro de operaciones bancarias mediante pólizas automáticas por medio de un Layout desde Excel.
Formatos de cheques donde se convierten cantidades en letras y se crean bases de datos.
Reportes de Pago a Proveedores con Tablas Dinámicas manteniendo un historial de cada pago.
Trabajar con Bases de Datos para obtener Cuentas Bancarias, vencimientos, tipos de cambio para pago a Proveedores, Reembolsos de Gastos, Compra de Divisas, etc.
Trabajar con bases de datos para obtener tipos de cambio mediante funciones de búsqueda.
Crear reportes de captura de reembolsos o cajas chicas para captura automática de Gastos contra salidas bancarias, por medio de la herramienta Validación de celdas.
Utilizar hipervínculos para abrir desde un archivo de excel diferentes páginas de Bancos.

Departamento de Cuentas por Pagar.

Reportes de Pago a Proveedores con Tablas Dinámicas manteniendo un historial de cada pago.
Registro de facturas mediante Layout desde Excel.
Conciliaciones con Proveedores con Funciones de Búsqueda, de Texto, etc.
Registro de Reembolsos, Cajas chicas, Gastos de Agente Aduanal por medio de Layout.
Crear formatos utilizando validación de celdas para el registro automático en sistemas Contables, de Cajas chicas, Reembolsos de Gastos, etc. mediante Layout.
Calcular vencimientos de facturas por medio de funciones de fecha.



Contáctanos: atencionecap@ecapmexico.net
Teléfono en Guadalajara: 0133 3632-2719





sábado, 12 de enero de 2013

Función CONSULTAV para buscar datos en Excel 2010.


Función CONSULTAV de Excel 2010.
La función BUSCARV de Excel cambió su nombre en Excel 2010 a CONSULTAV.

Tiene gran utilidad para hacer búsquedas en tablas o bases de datos. Se comprende de 4 argumentos:

Valor_buscado: Regularmente se trata de una clave, código, valor, indicador, con el que realizaremos la búsqueda.

Matriz_buscar_en: Es la tabla, rango, base de datos, donde se hará la búsqueda.

Indicador_de_columnas: Es el número de columna de nuestra matriz donde se encuentra el resultado que deseamos obtener.

Ordenado: En este argumento debemos poner 0 (cero) o FALSO si estamos buscando el valor exacto, 1 ó VERDADERO si queremos el aproximado.

En la siguiente imagen utilizamos la función CONSULTAV en la celda B9 para encontrar el nombre del cliente 203, podemos darnos cuenta que devolvió como resultado Fletes de Oriente Medio SA de CV.

Valor_buscado: A9
Matriz_buscar_en: A2:C5
Indicador_de_columnas: 2
Ordenado: 0 ó Falso


Para encontrar el Saldo del cliente 203, lo único que cambia es que ahora tiene que buscar la columna 3. Insertamos la función en la celda C9.



Esta y muchas otras funciones las podrás aprender en nuestro curso de Excel Avanzado para Contabilidad, Administración y Finanzas.

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sábado, 1 de diciembre de 2012

Cuadro combinado, control de Formulario para mostrar una lista desplegable. Excel 2010.


Cómo utilizar el control de formulario Cuadro Combinado de Excel 2010.

El control de formulario Cuadro combinado de Excel, sirve para mostrar una lista desplegable donde el usuario puede seleccionar alguna de las opciones, es de gran utilidad cuando trabajamos con formatos de captura donde es necesario minimizar errores.

Este control se encuentra dentro de la ficha del Programador. Para trabajar con esta ficha será necesario habilitarla, puedes dar clic en este link para ver los pasos que se tienen que seguir. Mostrar ficha programador Excel 2010.

Dentro de la ficha del Programador en el apartado de Controles damos clic en Insertar. El Cuadro combinado es el segundo control del grupoControles de formulario.




Al dar clic en el Cuadro combinado nos movemos al área de trabajo y con el ratón dibujamos un rectángulo, aproximadamente del tamaño de una celda de alto y dos de ancho.




Si damos clic en la flecha no aparece ninguna lista, para configurar el control debemos dar clic derecho en el mismo y seleccionar la opciónFormato de control.






Al dar clic en Formato de control aparece un cuadro de diálogo con diferentes pestañas, donde podemos cambiar el tamaño del control, configurar la protección, propiedades, etc.

Para asignar una lista al cuadro combinado debemos entrar a la pestaña Control, en el campo Rango de entrada asignamos el rango de la lista, en este ejemplo es A1:A5.

En Vincular con la celda es necesario indicar qué celda cambiará cuando seleccionemos algún elemento de la lista, la celda será la E3.





Al seleccionar un elemento de la lista en la celda E3 aparecerá el número de posición en que se encuentra. En este caso como seleccionamos Centro, aparece un 2 en la celda. Su hubiéramos seleccionado Sur aparecería un 1 ya que se encuentra en primera posición.




Este tipo de controles nos ayudan a hacer más profesionales nuestros formatos, pero dejar así el control no sería de utilidad.

Podemos combinar esta herramienta con la función ELEGIR para que al seleccionar alguna zona nos devuelva las ventas que correspondan, para eso capturamos en la columna B las ventas. En la celda G3 insertamos la función ELEGIR.

Esta función tiene dos argumentos obligatorios; el número de Índice y Valor 1. El número de índice será el que aparezca en la celda E3 que se deriva del Cuadro combinado y el Valor 1 será el que le corresponda de la columna de ventas, (celda B1) el valor 2 será el que corresponda al segundo elemento (celda B2), y así sucesivamente.

La función quedará de la siguiente manera:




Al seleccionar la tercera opción, Norte, nos devuelve el valor 25,100.





Esta y muchas otras herramientas las podrás aprender en nuestro curso de Excel Avanzado para Contabilidad, Administración y Finanzas.

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Mostrar ficha del Programador en Excel 2010.

Mostrar la ficha del Programador en Excel sirve para accedear a todas las herramientas necesarias para trabajar con MACROS, como son:

  • Entrar al editor Visual Basic (Alt + F11).
  • Ver la lista de las MACROS que se encuentran en los diferentes libros abiertos.
  • Grabar MACROS.
  • Ejecutar, editar y eliminar MACROS.
  • Cambiar la Seguridad de MACROS.
  • Insertar controles de Formularios y de Activex, entre otros.





Para mostrar la ficha del Programador en Excel 2010 debemos entrar al Menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > Habilitar ficha del programador del lado derecho.






Conoce más acerca de nuestros cursos de Excel Avanzado y Macros.

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