miércoles, 31 de octubre de 2012

Función de Excel que elimina espacios, acentos, puntos y comas.

Este archivo contiene la función QUITAREPCA (Quitar Espacios Puntos Comas y Acentos), es de gran utilidad cuando queremos depurar o consolidar reportes. 

Se utiliza para comparar y consolidar listas, especialmente nombres de clientes, proveedores, empleados, etc. 

Para que esta función trabaje en cualquier archivo de Excel es necesario instalarlo como complementos

Para que trabaje solo en el archivo que contiene la función simplemente habilitamos macros.

Aquí podrás descargar el archivo.

En la siguiente imagen podrás apreciar como aplicando la función QUITAREPCA logramos dejar todos los nombres idénticos.

 

Esta y muchas otras herramientas las podrás aprender en nuestro curso de Excel Avanzado para Contabilidad, Administración y Finanzas.


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martes, 30 de octubre de 2012

Cómo crear una serie con Rellenar Series. Excel 2007 - 2010


Rellenar series en Excel 2007 - 2010.
Para rellenar series, primero debemos seleccionar el rango a rellenar y se introduce el primer numero al que se le va a aplicar el incremento, en este caso queremos crear una serie de  1,000 hasta 15,000. Seleccionamos el rango "A1:A15", enseguida entramos a la ficha Inicio > Rellenar > Series (Alt + O + Fl + S). Aparece un cuadro de diálogo donde debemos capturar el incremento, en este caso capturamos el número 1000, y clic en Aceptar.






Automáticamente el rango se rellenó con una serie de 1000 en 1000.

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Aprender a crear series de esta forma puede agilizar bastante nuestro trabajo, ya que si lo hacemos con el ratón, y es una serie de muchos valores, podemos tardar mucho tiempo en crearla.

Vamos a comprobar que utilizando la herramienta Rellenar Series es más eficiente que crear una serie con el ratón.

Para el ejemplo, debemos capturar un 1 en la celda A1 y en A2 capturar un 2. Seleccionamos A1:A2, con el ratón damos clic en la esquina inferior derecha y arrastramos hacia abajo, podemos ir viendo como se crea nuestra serie.

Continuamos arrastrando hasta llegar al 5000. Hasta el momento no tenemos un punto de comparación, por lo que podemos pensar que esta es una manera rápida de hacerlo, pasemos a la siguiente imagen donde crear una serie es casi automático.



Para crear la serie al 5000 con Rellenar series, primero colocamos un 1 en A1, enseguida seleccionamos toda la columna A, podemos hacerlo con el atajo del teclado Ctrl > Barra espaciadora.
Podemos teclear el atajo del teclado de 2003 que todavía trabaja en 2007 y 2010 (Alt > E > L > S)  o Alt > O > FL > S. Aparece el cuadro de diálogo Rellenar Series, donde en Límite capturamos 5000.

Listo inmediatamente se crea la serie.





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lunes, 29 de octubre de 2012

Función TEXTO para obtener el nombre del mes en base a una fecha en Excel.


Este tutorial explica cómo extraer el nombre de un mes en base a una fecha con la función TEXTO de Excel.
Para extraer el nombre de mes de una fecha en Excel, debemos utilizar la siguiente función =TEXTO(celda, "MMMM"). 

La "M" hace referencia al Mes, igual que las "D" a los días y las "A" a los años. Si entre comillas escribimos 4 veces M, el mes aparece completo, ejemplo: Enero, Febrero. 

Si escribimos 3, aparece abreviado, ejemplo: Ene, Feb. 2 veces, muestra el número como: 01, 02. 

Una vez, muestra solo: 1, 2. Veamos la siguiente imagen.




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Cómo crear Minigráficos en Excel 2010.


Minigráficos en Excel 2010.
Esta herramienta apareció en Excel 2010, sirve para crear minigráficos donde podemos analizar rápidamente una serie de valores. Insertar minigráficos es muy sencillo. La siguiente imagen muestra una serie de ventas de un trimestre.





Para insertar minigráficos de columna, debemos entrar a la ficha Insertar > Minigráficos > Columna. Aparece el cuadro de diálogo que pide como primer campo el Rango de datos, en este caso el rango es A2:D6. En el segundo campo es dónde queremos que se muestren los minigráficos, seleccionamos E2:E6.




,

Al dar Aceptar los minigráficos se ven así:





En este ejemplo, para cambiar el color de los minigráficos nos colocamos en una celda de la columna E, en ese momento se activan lasHerramientas para minigráfico y en Diseño seleccionamos un color.




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jueves, 25 de octubre de 2012

Cómo sumar meses en Excel con la función FECHA.MES.


Sumar meses en Excel es muy sencillo con la función FECHA.MES.
En el mes de Julio publiqué cómo sumar meses en Excel, en ese momento la respuesta fue: con la función FECHA.

Una forma muy sencilla de hacer esta sumatoria, es utilizando la función FECHA.MES. Esta función tiene solo dos argumentos; la fecha inicial y el número de meses que deseamos sumar.


Fecha.mes
Sintaxis =FECHA.MES(fecha_inicial, meses)


Descripción.

Devuelve como resultado una fecha después de sumar un determinado número de meses.


Argumentos:

Fecha_inicial= Fecha a la que queremos sumar los meses.
MesesValor númerico que representa los meses a sumar.


La siguiente imagen nos muestra el resultado de la función FECHA.MES, donde estamos sumando 3 meses a la fecha de la celda C1.
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domingo, 21 de octubre de 2012

Cómo agregar datos a un ComboBox (UserForm - Formulario). VBA


Agregar datos a un ComboBox por medio de AddItem. (UserForm) en VBA Excel.
Agregar datos o elementos a un ComboBox de un UserForm en VBA es sencillo, en este ejemplo tenemos un UserForm con un ComboBox llamado CmbCiudad.





Necesitamos que al ejecutar el formulario el combo Ciudad nos muestre en la lista las ciudades:  México, Monterrey y Guadalajara.

Una forma sencilla sería escribir en el evento Initialize del UserForm el siguiente código:




Cuando ejecutamos el Formulario el combo Ciudad muestra las tres ciudades en una lista.




En este ejemplo por ser pocos elementos utilizamos el método AddItem individualmente, uno para cada ciudad. Pero, qué pasaría si tuvieramos una lista en Excel de 15 o más datos, o que dicha lista se fuera incrementando regularmente. Este código no sería práctico, ya que cada vez que hubiera un dato nuevo, se tendría que agregar el código respectivo.

Para evitar que suceda esto, vamos a insertar un Bucle, que recorra la lista de Excel y que vaya ingresando cada elemento al Combo Ciudad. La lista se encuentra en la columna A a partir de A1, lo que significa que el bucle se tiene que repetir mientras haya datos en la columna A.




El código puede quedar de la siguiente manera:



Al ejecutar el Formulario la el CmbCiudad contiene todas las ciudades de la columna A, pero solo nos muestra una porción de los datos:




Otra opción para agregar datos a un ComboBox, es utilizando la Propiedad Cells, veamos la Macro:




El resultado es el mismo que el código anterior. La diferencia entre estas dos macros es, que la primera trabaja con la celda activa, lo que significa que se tiene que mover por el rango, y esta última solo hace referencia a un número de fila y columna.


Esta y muchas otras macros las podrás aprender en nuestro curso de Macros para Administración, Contabilidad y Finanzas.


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Bucle For para eliminar filas vacías de un rango en Excel para depurar un reporte. Macros


Macro para eliminar filas vacías de un rango. Bucle For.
A continuación se muestra una lista de proveedores donde surge la necesidad de eliminar las filas vacías.




Si queremos eliminar las filas vacías con código de Visual Basic lo podemos hacer con el Bucle For:





Si ejecutamos el código así quedaría la información sin las filas vacías.








También se pueden eliminar filas vacías en Excel con la herramienta Ir a > Especial > Celdas en blanco, eliiminar filas vacías.


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Resaltar con Formato Condicional una celda que contenga un texto.


Cómo resaltar de un color una celda que contenga un texto con Formato Condicional en Excel 2010.
Resaltar una celda de un color cuando contenga un texto, es bastante útil cuando necesitamos hacer una búsqueda rápida.

Vamos a ver el siguiente ejemplo. Tenemos un estado de cuenta bancario que bajamos a Excel, en la columna B se encuentran los conceptos de los movimientos bancarios.






Lo que nos interesa saber del estado de cuenta son todos los cheques que han sido cobrados, sabiendo que cuando se cobra un cheque siempre aparece el texto "CHEQUE PAGADO".

Para esto vamos a aplicar la herramienta Formato Condicional. Para aplicar Formato Condicional en este ejemplo, primero seleccionamos la columna B, después entramos a la Ficha Inicio > Formato Condicional > Resaltar reglas de celdas > Texto que contiene... 





En el cuadro de diálogo escribimos "CHEQUE PAGADO" y del lado derecho elegimos los colores que queremos aplicar, en este caso dejamos el formato por que está por default.





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martes, 16 de octubre de 2012

Función matricial TRANSPONER en Excel.


Cómo utilizar la función TRANSPONER de Excel. TRANSPOSE en Inglés.
La función TRANSPONER de Excel es una función matricial ya que trabaja con una matriz. Sirve para convertir información que está en forma vertical a horizontal, u horizontal a vertical.

TRANSPONER.

Sintaxis =TRANSPONER(matriz)

Descripción.
Convierte un rango vertical a horizontal y viceversa.


Argumentos:
Matriz= Rango de celdas vertical u horizontal.

En la siguiente imagen se muestra un resumen de ventas, por zona y con comisiones. Se aplicó la función TRANSPONER para obtener una lista con los títulos de cada columna.

Para trabajar con funciones matriciales primero seleccionamos el rango donde queremos obtener los valores, en la primera celda debemos escribir la función, y para cerrarla, esto es importante, es necesario pulsar Ctrl + Shift + Enter. 

Automáticamente se rellenan las demás celdas con la función y esta aparece entre llaves  {=TRANSPONER(A1:D1)}.




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Función SUMAR.SI.CONJUNTO de Excel 2007 - 2010


Para qué sirve la función SUMAR.SI.CONJUNTO de Excel. SUMIFS en Inglés.
Utilizamos la función SUMAR.SI.CONJUNTO cuando necesitamos hacer una sumatoria que tenga que complir con varios criterios.

Función SUMAR.SI.CONJUNTO.

Sintaxis =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,criterio1,[rango_criterios2,criterio2]...)
Descripción.
Devuelve como resultado la sumatoria según los criterios asignados.


Argumentos:

Rango_suma= Rango o columna donde se encuentran los valores que queremos sumar.
Rango_Criterios1Rango o columna donde se encuentra el primer criterio que queremos sumar.
Criterio1Primer criterio a sumar.
Rango_Criterios2Rango o columna donde se encuentra el segundo criterio que queremos sumar. Argumento opcional
Criterio2Segundo criterio a sumar. Argumento opcional
Solo los tres primeros argumentos son obligatorios, a partir del segundo rango de criterios todos son opcionales.

Un ejemplo muy claro es el de la siguiente figura, donde tenemos un reporte de ventas por vendedor. El reporte que queremos obtener es la sumatoria de ventas de cada vendedor (criterio 1) por artículo (criterio 2).




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Función SUMACOLOR que sirve para sumar celdas con colores.


Función SUMACOLOR para sumar celdas con colores.
Este archivo contiene la función personalizada SUMACOLOR y sirve para sumar celdas que contengan un determinado color de un reporte o base de datos.

Tiene dos argumentos:


SUMACOLOR
 (Rango, Celda_color)



1.- Rango. Es el rango de celdas donde se encuentran las cantidades con los colores.

2.- Celda_color. Es la celda donde se encuentra el color que deseamos sumar.

Para que esta función trabaje en cualquier archivo de Excel es necesario instalarlo como complementos. Para que trabaje solo en el archivo que contiene la función simplemente habilitamos macros.


 


Descarga el archivo que contiene la función SUMACOLOR en el siguiente enlace Funcion suma color.xls 

Puedes aprender cómo crear funciones personalizadas en nuestro Curso de Macros para Contabilidad, Administración y Finanzas.

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Archivo para Dividir nombres y apellidos en Excel 2007 - 2010


Este archivo de Excel sirve para dividir o separar nombres y apellidos. El área de aplicación es extensa y más cuando se requiere hacer Declaraciones Anuales de Sueldos y Salarios. También se utiliza para crear Layouts para dispersión de nóminas.

Está guardado como .xlsx, quiere decir que solo trabaja en Excel 2007 - 2010. Está constituido por varios cálculos con funciones propias de Excel (IZQUIERDA, HALLAR, DERECHA, EXTRAE), por lo que no se requiere ejecutar ninguna macro.

Puedes descargar del siguiente enlace el archivo Dividir Nombres y apellidos.xlsx.

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Función anidada SI ESERROR BUSCARV en Excel.


Eliminar el error #N/A de BUSCARV en Excel con la función anidada SI(ESERROR(BUSCARV())).
La función ESERROR sirve para saber si el resultado de una fórmula o función es un error.
Regularmente se utiliza cuando trabajamos con BUSCARV Excel 97 - 2007 o CONSULTAV en Excel 2010.

Cuando utilizamos la función BUSCARV y el valor buscado no se encuentra en la matriz, nos devuelve un error #N/A.

La limitante de que nos devuelva este error, es que, si queremos hacer una sumatoria no nos lo permite, y lo que regularmente hacemos es borrar de una por una. La función SI anidada con ESERROR nos ayudará a eliminar el error y cambiarlo por un texto, valor, función, etc.

La siguiente imagen muestra una búsqueda de valores con BUSCARV, algunos tienen error, si queremos hacer una sumatoria esta se anula por los errores. En la celda B213 se encuentra la función SUMA y no hace la sumatoria debido a los errores derivados deBUSCARV.




Para evitar este tipo de errores utilizamos la función ESERROR. Lo que vamos a hacer con ESERROR es evaluar la función BUSCARV, si esta es un error, como se puede ver en las diferentes celdas, entonces devolverá VERDADERO si no lo es devolverá FALSO, veamos la siguiente imagen.




Para terminar debemos anidar la función SI para saber que, si es un error BUSCARV entonces que devuelva 0 cero, si no lo es, entonces que devuelva el importe, para devolver el importe escribimos nuevamente BUSCARV. Veamos la siguiente figura.





Podemos ver que la función BUSCARV se repite al final, esto significa que la primera función solo nos sirve para saber si es un error o no, si no lo es entonces se aplica la segunda.


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Crear una lista desplegable en Excel 2010 con Validación de datos.


Cómo crear una lista desplegable en Excel 2010 con Validación de Datos.
Validar una celda en Excel 2010 para que muestre una lista desplegable, se utiliza para obligar que una celda solo pueda contener los valores que se encuentran en un rango de celdas.

A continuación, a partir de la columna F, se presenta una lista de cinco números de cliente y sus nombres. En la A2 debemos capturar el número para obtener el nombre en B2 (función CONSULTAV).

Si el número que capturemos no se encuentra en la lista entonces la función de B2 devolverá un error.





Para evitar este error podemos hacer que la celda A2 nos muestre una lista desplegable que contenga solo los valores del rango F2:F6.

Solo debemos seleccionar A2, entrar a la ficha Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.





Aparece el siguiente cuadro de diálogo cuando seleccionamos Validación de Datos. En Permitir, en la pestaña Configuración seleccionamos de la lista la opción Lista. En el campo Origen debemos asignar el rango F2:F6. Para finalizar damos clic en Aceptar.





Al dar Aceptar, aparece una flechita a la derecha de la celda, si la pulsamos se despliega la lista de los valores de F2:F6.





Esta herramienta permite crear formatos de captura donde evitamos que los usuarios capturen datos incorrectos.


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jueves, 11 de octubre de 2012

Cómo importar a Excel información desde internet.


Cómo importar a Excel información desde Internet con "Obtener datos Externos" de la ficha Datos.
Obtener información desde internet es de gran utilidad cuando queremos hacer consultas periódicas de alguna página, por ejemplo: el tipo de cambio interbancario, la tasa TIIE, los CETES, el tipo de cambio publicado en el DOF, etc.

En este caso se muestra cómo obtener los tipos de cambio del mes en curso desde la página del SAT

Para obtener información desde internet en Excel 2007, primero entramos a la ficha Datos > Obtener datos Externos > Desde Web.;





Aparece la ventana para hacer la consulta Web, en el explorador debemos escribir la dirección de la página de donde deseamos importar los datos, en este caso es http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/informacion_frecuente/tipo_cambio/




Para importar los tipos de cambio de la página debemos dar clic en la flecha amarilla, se convierte en una casilla de verificación de color verde,  en ese momento le damos Importar.




Al dar clic en importar se muestra un cuadro de diálogo donde nos pide el lugar donde se desean situar los datos, en este ejemplo quedará la celda A1.




Al dar Aceptar, se importan los datos a partir de la celda A1.




Actualizar Datos 

Para actualizar la información debemos entrar a la ficha Datos > Conexiones > Actualizar todo > Actualizar.




También podemos programar que la información se actualice en el transcurso de cierto tiempo, para lograr esto entramos de nuevo a laficha Datos, en el apartado de Conexiones seleccionamos Propiedades, en el cuadro de diálogo habilitamos la opción Actualizar caday asignamos los minutos que tienen que transcurrir para que nuestra información se actualice.

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